Verwendung von Beispielen: Manuelle Organigrammerstellung
PowerPoint und OrgPlus können beide zur Erstellung von Organigrammen verwendet werden.
Wenn Organigramme neu erstellt werden, muss der Anwender Boxen neu hinzufügen und anschließend alle notwendigen Informationen eingeben (z. B. Namen und Position). Mit OrgPlus geht dies jedoch wesentlich schneller als mit PowerPoint. Im Vergleich bezüglich Funktionalität und einfacher Anwendung ist OrgPlus wesentlich intuitiver.
Durch die Installation von OrgPlus wird MS OrgChart in der Windows Registrierung als Standardanwendung zur Erstellung von Organigrammen in PowerPoint ersetzt. Selbst wenn Sie also Organigramme hauptsächlich für die Verwendung in PowerPoint erstellen, wird OrgPlus weiterhin wie MS Orgchart funktionieren, nur mit verbesserten Funktionen.
Ab Office XP hat Microsoft die OrgPlus-Technologie lizensiert und Funktionen zur Erstellung von Organigrammen unter Verwendung der Zeichenwerkzeuge von Office zur Verfügung gestellt. MS OrgChart-Dateien werden automatisch in das Office XP-Format konvertiert. Das folgende Beispiel illustriert die wichtigsten Unterschiede zwischen OrgPlus und PowerPoint.
PowerPoint: Schritt für Schritt
1. Klicken Sie im Menü "Datei" auf "Neu" und klicken Sie anschließend auf die Verknüpfung "Leere Präsentation".
3. Ein Organigramm wird in Ihre Präsentation eingefügt.
4. Verwenden Sie das Organigramm-Fenster, um Boxen in Ihr Organigramm einzufügen, indem Sie eine Box auswählen und dann auf "Form einfügen" klicken. Während Boxen eingefügt werden, passt PowerPoint die Größe der Boxen an, damit diese in die Begrenzung passen.
5. Mit PowerPoint hat man nicht die Möglichkeit, Felder oder Formeln für Boxen zu definieren (z. B. Name, Position und Abteilung). Sie müssen auf jede einzelne Box klicken und die Informationen eintragen, durch Eingabetaste getrennt. Mit der Maus klicken Sie auf die gewünschte Box und tragen Namen, Position und Abteilung für jede Box ein. Die Schriftgröße ist sehr gering, so dass ggf. der Zoomfaktor erhöht werden muss.
6. Ein Problem kann sein, dass ein Name zu lang für eine Box ist. Zur Umgehung dieses Problems klicken Sie auf den Button "Text anpassen" (im Organigramm-Fenster). Der Text wird so weit verkleinert, dass er in die Box passt. Dadurch kann der Text allerdings sehr klein werden.
7. Als Nächstes können Sie das Organigramm verschieben oder seine Größe ändern, indem Sie auf die Begrenzung klicken und ziehen. Alle Boxen werden dadurch skaliert, wodurch ungewollte Veränderungen zustande kommen können. Sie können auch wie bei anderen Objekten die Größe einzelner Boxen verändern. Sie haben auch die Möglichkeit, den Button "AutoFormat" im Organigramm-Fenster zu verwenden, um Vorlagen für Ihr Organigramm zu nutzen. Je mehr Boxen Sie hinzufügen, desto schwieriger wird es, Ihr Organigramm zu formatieren und zu verwalten.
AutoFormat
8. Mit PowerPoint können Sie nun Hintergrundobjekte, wie Organigrammtitel, Hintergrundbilder, Fotos und Begrenzungen einfügen.
OrgPlus: Schritt für Schritt
1. Klicken Sie im Menü "Datei" auf "Neu". Das folgende Fenster erscheint:
2. Wählen Sie die leere Vorlage und klicken Sie auf "OK". OrgPlus bietet viele Vorlagen für eine problemlose Erstellung professioneller Organigramme an. Zum Vergleich verwenden wir hier eine leere Vorlage.
3. Wählen Sie das Tool "Untergebenen hinzufügen" (
) und klicken Sie dann auf die Organigrammbox in der Mitte des Bildschirms, um die Box einzufügen. Fügen Sie weiter Boxen hinzu, bis Ihr Organigramm erstellt ist. Beachten Sie, dass OrgPlus das Organigramm automatisch umformatiert, wenn Boxen eingefügt werden.
4. Fügen Sie nun ein Feld für Abteilungen in Ihre Boxen ein. Wählen Sie "Felder definieren" unter dem Menü "Daten" und klicken Sie auf den Button "Hinzufügen". Geben Sie 'Abteilung' ein. Klicken Sie auf "OK". Sie können weitere Felder einfügen und außerdem den Feldtyp als Text, Zahl, Datum, Bild oder Formel spezifizieren. OrgPlus fragt Sie, ob das Feld in alle Boxen eingefügt werden soll. Klicken Sie "OK". Anders als PowerPoint lässt OrgPlus Sie wählen, welche Felder in einer Box dargestellt werden sollen. Mit PowerPoint müssen Sie ein Feld wie 'Abteilung' in allen Boxen des Organigramms einzeln aufführen.
5. Klicken Sie auf die oberste Box und beginnen Sie mit der Eingabe. Mit der Tab-Taste können Sie sich zwischen den Feldern und den Boxen bewegen. Mit der Umschalttaste können Sie zum vorigen Feld oder zur vorigen Box wechseln.
6. Mit OrgPlus können Sie nun Hintergrundobjekte, wie Organigrammtitel, Hintergrundbilder, Fotos und Begrenzungen einfügen oder löschen.
PowerPoint® ist ein eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Corporation.